Menulis Surat Resmi

Menulis Surat Resmi. Berdasarkan isinya, surat dibedakan atas surat pribadi, surat dinas, dan surat niaga. Surat pribadi berisi masalah pribadi penulis, baik yang ditujukan kepada perorangan maupun kepada instansi tertentu. Surat dinas atau sering pula disebut surat resmi berisi masalah kedinasan, baik yang dibuat oleh perusahaan, organisasi pemerintah, maupun perorangan.  Surat resmi adalah surat yang dibuat oleh badan atau lembaga yang bersifat resmi. Sedangkan surat niaga berisi masalah bisnis atau perniagaan.  Ciri-ciri surat resmi antara lain sebagai berikut :

• Menggunakan kepala surat jika yang mengeluarkannya adalah lembaga atau organisasi
• Menggunakan nomor surat, lampiran, dan perihal
• Menggunakan salam pembuka dan penutup yang lazim atau resmi, seperti: Assalamualikum, dengan hormat, hormat kami
• Menggunakan bahasa dengan ragam resmi atau baku
• Menggunakan cap/stempel jika berasal dari sebuah organisasi atau lembaga resmi
• Penulisan surat mengikuti format surat tertentu (tidak bebas)

Jenis-jenis surat resmi antara lain : Surat Dinas, Surat Keputusan, Surat Perintah, Surat Tugas, Surat Pengantar, Surat Kuasa, dan Surat Pengumuman. 

Bagian-bagian surat resmi
1. Kepala surat (Kop Surat)
2. Tanggal surat
3. Nomor Surat
4. Lampiran
5. Hal atau perihal surat
6. Alamat
7. Salam pembuka
8. Isi
9. Salam Penutup
10. Pengirim surat (Status/jabatan, tanda tangan, nama jelas)
11. Tembusan

1. Kepala Surat

Kepala surat yang lengkap terdiri atas (1) nama instansi, (2) alamat lengkap, (3) nomor telepon, (4) nomor kontak pos, (5) alamat kawat, dan (6) lambang dan logo. Nama instansi ditulis dengan huruf kapital. Alamat instansi, termaksud di dalamnya telepon, kontak pos, dan alamat kawat (jika ada) ditulis dengan huruf awal kata kapital.

Contoh:

2. Tanggal Surat

Tanggal surat ditulis lengkap, yaitu nama kota, tanggal ditulis dengan angka, bulan ditulis dengan huruf, dan tahun ditulis dengan angka. Setelah angka tahun tidak diikuti tanda baca apapun, seperti tanda titik, tanda koma, titik dan garis hubung.  

Contoh : Semarang, 5 Januari 2012

3 Penulisan Nomor Surat, Lampiran Surat, dan Perihal

Kata Nomor, Lampiran, dan Perihal diawali huruf kapital dan diikuti tanda titik dua. Penulisan kata Nomor, Lampiran, dan Perihal dapat disingkat menjadi No., Lamp., dan Hal., 

• Nomor surat dan kode dibatasi garis miring, tanpa spasi, dan tidak diakhiri tanda baca apa pun.
• Penulisan nomor dan kode surat tidak harus dibatasi garis miring, tetapi dapat pula dibatasi tanda titik atau tanda hubung. Demikian pula, isi kode surat tidak harus dengan huruf, tetapi dapat pula dengan angka.  
• Kata Lampiran ditulis jika ada yang dilampirkan. Jika tidak ada, kata Lampiran tidak ditulis. Jumlah barang ditulis dengan huruf jika satu atau dua kata dan dengan angka jika lebih dari dua kata. Awal kata ditulis dengan huruf kapital dan tidak diakhiri dengan tanda baca lain.
• Kata Perihal diikuti tanda titik dua dan pokok surat diawali dengan huruf kapital tanpa diakhiri tanda baca lain. Pokok surat harus menggambarkan isi surat.

4. Alamat Surat

Dalam penulisan alamat surat terdapat dua macam bentuk. Bentuk yang pertama adalah alamat yang ditulis di sebelah kanan atas di bawah tanggal surat dan bentuk yang kedua adalah alamat yang ditulis di sebelah kiri atas dibawah bagian Hal atau sebelum kata pembuka. Penulisan alamat surat di sebelah kiri atas itu lebih menguntungkan daripada di sebelah kanan atas karena kemungkinan pemenggalan tidak ada hingga alamat yang panjang pun dapat dituliskan. Alamat dalam surat tidak menggunakan kata "Kepada". Berikut ini contoh penulisan alamat surat.

Yth. Kolonel Sangad Mujianto
Jalan Rajawali 56
Bandungan
Semarang

5. Salam 

Dalam penulisan surat terdapat dua buah salam, yaitu (1) salam pembuka dan (2) salam penutup. Penulisan kedua bentuk salam itu merupakan awal dalam berkomunikasi antara penulis surat dan penerima surat.

• Salam pembuka lazim ditulis di sebelah kiri di bawah alamat surat, di atas kalimat pembuka isi surat. Salam penutup lazim ditulis di sebelah kanan bawah.
• Salam pembuka yang lazim digunakan adalah ungkapan dengan hormat  

Ungkapan lain yang digunakan sebagai salam pembuka adalah:
Dengan hormat,
Salam sejahtera,
Saudara.....,
Saudara.....yang terhormat,
Ibu ........ yang terhormat, 
Bapak .....yang terhormat,

Salam Pembuka Khusus
Assalamu Alaikum wr.wb,
Salam Pramuka,
Salam perjuangan,
Merdeka,

Salam penutup yang lazim digunakan adalah ungkapan hormat kami, hormat saya, salam takzim, dan wasalam.  

6 Isi Surat

Secara garis besar isi surat terbagi atas tiga bagian, yaitu bagian pertama merupakan paragraf pembuka, bagian kedua merupakan paragraf isi, dan bagian ketiga merupakan paragraf penutup.

• Paragraf pembuka berisi pemberitahuan, pertanyaan, atau permintaan.
• Paragraf isi berisi maksud  penulisan surat.
• Paragraf penutup merupakan simpulan dan kunci isi surat. Di samping itu, paragraf penutup dapat mengandung harapan penulis surat atau berisi ucapan terima kasih kepada penerima surat.

7. Nama Pengirim

Nama pengirim surat ditulis di bawah salam penutup. Tanda tangan diperlukan sebagai keabsahan surat dinas.  

Contoh :
Kepala Sekolah
Drs. Doni Suwondo  
NIP 197101251988041005 

8. Tembusan Surat
Kata tembusan yang ditulis dengan huruf awal kapital (Tembusan) diletakkan disebelah kiri pada bagian kaki surat, lurus dengan nomor dan hal, serta sejajar dengan nama penanggung jawab surat. Tulisan tembusan disertai dengan titik dua (:) tanpa digarisbawahi.

Tembusan:
1. Direktur Pemilihan Badan
2. Kepala Bagian Pengiriman
3. Drs. Sarjono