Menerima dan Menyampaikan Pesan Telepon

Telepon merupakan alat komunikasi jarak jauh. Telepon merupakan alat komunikasi yang digunakan untuk menyampaikan pesan suara (terutama pesan yang berbentuk percakapan). Dalam kehidupan sehari-hari, kita sering menggunakan pesawat telepon untuk berkomunikasi dan menyampaikan pesan kepada teman, saudara, atau keluarga untuk berbagai keperluan. Berkomunikasi melalui telepon termasuk jenis komunikasi tidak langsung. Pembicara dan lawan bicara tidak berhadapan langsung. Walaupun demikian, kalimat yang diucapkan melalui pesawat telepon harus mencerminkan etiket kesantunan dan keefektifan. Dengan bertelepon kamu akan lebih cepat mendapat kabar atau informasi. Pesan adalah perintah, nasihat, permintaan, amanat yang disampaikan melalui orang lain. Jika mendapat pesan, kamu harus menyampaikannya, karena itu adalah amanat.

Langkah-langkah Menerima dan Menyampaikan Pesan Telepon

• Menyiapkan kertas dan alat tulis pensil/pulpen.
• Jangan membiarkan telepon masuk berdering lebih dari 3 kali.
• Bicaralah dengan nada suara yang enak didengar.
• Berbicara harus terdengar menyenangkan bagi lawan bicara.
• Simak semua pembicaraan dengan saksama dan penuh perhatian dan jangan sekali-kali  memotong pembicaraan.
• Hindari penggunaan kata “apa” atau “hah” bila kata-kata penelpon kurang jelas, karena terkesan kurang sopan.
• Apabila ada pesan, catatlah dengan teliti semua pesan yang disampaikan penelpon dan agar segera sampaikan kepada yang berhak menerima pesan tersebut.
• Apabila penelepon ingin berbicara dengan orang lain, misalnya bapak, ibu atau kakak mintalah waktu sebentar untuk menghubungi mereka.
• Akhiri percakapan telepon dengan mengucapkan terima kasih dan salam penutup, biarkan penelpon yang meletakkan gagang pesawat teleponnya terlebih dahulu, setelah itu baru letakkan gagang pesawat telepon.

Supaya tidak lupa, tuliskan pesan  di selembar kertas.  Tuliskan pesan tersebut dalam format seperti di bawah ini ini.

Penelepon         : ________________________________
Waktu telepon : hari _____ tgl ____ Pukul_____
Isi pesan           :_________________________________________
                            _________________________________________

Setelah menerima pesan, selanjutnya adalah menyampaikan pesan tersebut kepada orang yang dituju. Berikut ini cara menyampaikan pesan kepada orang lain :

• Ingat-ingatlah pokok-pokok pesan yang hendak kita sampaikan.
• Sampaikan pesan kepada orang lain dengan runtut, baik, dan benar. Runtut, artinya informasi yang disampaikan urut dari awal sampai akhir dan antarinformasi saling berhubungan.
• Informasi diucapkan dengan jelas dan dengan nada yang meyakinkan.

Berikut ini contoh percakapan melalui telepon antara Tita dan ayahnya :

Kring ...... kring ..... kring

Ayah : Halo, selamat siang.
Tita   : Selamat siang, ini siapa?
Ayah : Ini Ayah sayang, ibu ada?
Tita   : Oh, Ayah. Maaf, yah, ibu sedang ke warung sebelah beli gula. Ada apa, Yah?
Ayah : Ya, sudah, Ayah pesan saja sama Tita. Tolong bilang sama ibu untuk memasak agak  
            banyak! Tadi Ayah mendapat telepon, om Arman sekeluarga akan datang ke rumah.
Tita   : O, ya? Asyik! Baiklah Yah, nanti pasti Tita sampaikan sama ibu. Ayah juga segera 
             pulang, ya!
Ayah : Iya, sayang. Tita jangan lupa membantu ibu, ya! Ya sudah, Ayah melanjutkan kerja 
             dulu, ya! Selamat siang.
Tita : Iya, Yah, selamat siang.

Isi percakapan telepon antara Tita dan ayahnya adalah rencana kedatangan om Arman ke rumah Tita

Etika bertelepon

Ketika kita akan menghubungi seseorang melalui telepon, ada beberapa hal yang harus diperhatikan agar pembicaraan dapat lebih efisien dan efektif. Berikut ini beberapa etika ketika bertelepon :

• Pilih waktu yang tepat untuk menelepon teruma jika kita ingin mengobrol panjang atau menanyakan sesuatu yang penting. Waktu yang kurang tepat membuat komunikasi kurang tepat sasaran.
• Ucapkan salam saat menjawab atau menelepon seseorang, meski mungkin anda akrab dengan orang yang dituju.
• Saat berbicara gunakan nada yang enak didengar, jaga intonasi suara agar terdengar enak dan menyenangkan.
• Siapkan alat tulis siapa tahu ada hal hal yang perlu dicatat.
• Simak baik baik kalimat atau pesan lawan bicara, bila kurang dimengerti jangan segan memintanya untuk mengulangi kembali.
• Jangan berbicara ditelepon sambil makan atau mengobrol dengan orang disekitar Anda.
• Jangan berbicara berpanjang-panjang tanpa alasan yang tepat. Berbicara efektif dan efisien sesuai tujuan awal menelepon . 
• Jangan memonopoli pembicaraan. Coba gali lebih banyak keterangan dari lawan bicara dengan pertanyaan-pertanyaan.
• Akhiri percakapan dengan "Ada lagi yang ingin dibicarakan ?" dan salam penutup (misalnya, sampai jumpa).
• Biarkan si penelepon yang lebih dulu menutup pembicaraan.